Wir müssen unseren Postserver/E-Mail Konto ändern. Leider sind alle Mails: IMAP-Mails und leider liegen alle Mails noch als Kopie auf dem Server und ich möchte nicht alle Mails später wieder im Posteingang haben.

„Unser Vorschlag ist es die Mails nicht alle umzuziehen aber zu speichern.

Alle Mails in neues Postfach sichern

Mit einem POP3 Account alle E-Mails vom Server herunterladen – Achtung Faktor: Zeit – Hier kommen manchmal 5 GB an E-Mails zusammen. Nach dem alle E-Mails vom Server heruntergeladen sind – am Besten über ein neues Outlook Postfach – die E-Mails die man behalten will wieder in den Posteingang des neuen E-Mail-Kontos kopieren. (Wir empfehlen die letzten beiden Monate - je nach Mailverkehr ca. 100 Mails).
Die anderen E-Mails im Postfach belassen und dieses speichern. (Zur Archivierung)

E-Mail Adressen speichern

Von den bisherigen Mails einfach nur die E-Mail Adressen speichern.
Das können Sie mit der Export-Funktion von Outlook erledigen. Öffnen Sie den Posteingang und rufen Sie im Menü [Datei] den Unterpunkt [Importieren/Exportieren…] auf. Der Import/Export-Assistent wird geöffnet. Wählen Sie im ersten Schritt [Exportieren in eine Datei] aus und klicken Sie dann auf [Weiter].

Jetzt wählen Sie das Format aus, in das der Posteingang exportiert werden soll – in Ihrem Fall also „Microsoft Excel“, und „Weiter“. Nun sollen Sie auswählen, welchen Ordner Sie exportieren wollen, der Posteingang ist bereits markiert. So brauchen Sie nichts zu tun, sondern einfach auf „Weiter“ klicken. Als nächstes folgt die Auswahl des Speicherortes, das ist der Ordner, in dem Sie die Excel-Datei mit den Adressen speichern wollen.

Der letzte Schritt ist die Feldzuordnung, hier können Sie auswählen, welche Felder aus den Mails exportiert werden sollen. Ich würde nur [Von: (Adresse)] und [Von: (Namen)] exportieren. Dann bekommt man eine zweispaltige CSV-Datei, die man in Excel gut bearbeiten kann. – Anschließend nach Namen sortieren und Doubletten löschen. Fertig ist eine Liste aller E-Mail Adressen.

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